Lista de cierre de trabajos para negocios de servicios

La última hora de un trabajo es donde empiezan muchos problemas. El trabajo está casi hecho, todos están cansados y se omiten cosas pequeñas: una última mirada alrededor, una foto, una firma, la factura. Una lista de verificación de cierre hace que el final sea tan confiable como el resto. También le da un registro que le ayuda si más adelante surge una pregunta. Esto es lo que debe incluir.

Para qué molestarse

Un buen final cumple cuatro funciones. Confirma que el trabajo está hecho conforme al alcance acordado. Le muestra al cliente lo que usted hizo. Crea un registro al que puede volver. Y prepara los siguientes pasos: el pago, una reseña y quizá una nueva reserva. Nada de eso es complicado, pero todo es fácil de olvidar en un día ocupado.

Paso 1: Compare el trabajo con el alcance

Saque la cotización o la orden de trabajo y revise cada línea contra lo que hizo. Si algo cambió, debe haber un cambio por escrito en el expediente; vea cómo redactar una orden de cambio. Si algo de lo acordado no se hizo, termínelo ahora o anote con claridad por qué está pendiente y cuándo volverá.

Paso 2: Haga un recorrido final

Recorra el trabajo como lo haría el cliente. Mire lo hecho desde la altura normal de visión y con luz normal. Pruebe lo que se pueda probar: interruptores, llaves de agua, puertas, pestillos. Busque marcas, polvo, recortes y todo lo que movió y no volvió a poner en su lugar. Use una lista corta para no depender de la memoria.

Paso 3: Limpie y retire los desechos

Deje el área como a usted le gustaría encontrarla. Retire empaques, recortes y herramientas. Lleve los desechos o coordine su retiro conforme a las reglas locales. Un acabado ordenado es lo que el cliente recuerda.

Paso 4: Tome fotos

Fotografíe el trabajo terminado desde ángulos razonables. Si tomó fotos del antes, tome las del después desde los mismos puntos. Las fotos ayudan al cliente a ver qué cambió y le ayudan a usted si más adelante surge una pregunta. Pida permiso antes de tomar fotos dentro del hogar de alguien, y no incluya personas ni objetos privados.

Paso 5: Explique el trabajo al cliente

Muestre al cliente el resultado y explíquele lo que necesita saber: cómo usar o cuidar lo que instaló, qué esperar en los próximos días y a quién llamar si algo parece estar mal. Pregúntele si está conforme y si algo requiere atención. Escuchar en este momento evita que los problemas pequeños se conviertan en quejas.

Paso 6: Obtenga la firma de conformidad

Pida al cliente que confirme que el trabajo está completo. Una firma en un informe de una página funciona bien; un "todo bien, gracias" por escrito en un mensaje es mejor que nada. Si el cliente enumera cosas por corregir, anótelas con una fecha para hacerlas.

Paso 7: Factura y seguimiento

Envíe la factura el mismo día, con la fecha de vencimiento y los datos de pago; vea lo básico de una plantilla de factura. Un día después, más o menos, envíe un breve agradecimiento y, si quedaron contentos, pida una reseña. Ponga estos dos pasos en la misma lista de verificación para que ocurran sin pensarlo.

Paso 8: Archive el registro

Guarde el informe de cierre, las fotos, la cotización y cualquier orden de cambio en un solo lugar, con el nombre del cliente y la fecha. Si alguna vez necesita responder una pregunta sobre lo acordado o lo hecho, lo encontrará en un minuto. Conserve los registros el tiempo que sugieran las reglas locales o su propia costumbre, y consulte las reglas locales sobre cualquier plazo de conservación obligatorio.

Errores comunes

• Irse sin hacer el recorrido porque va con retraso.
• No tomar fotos y luego no tener nada que mostrar.
• Omitir la firma de conformidad, de modo que "¿quedó terminado?" sigue siendo cuestión de opinión.
• Esperar días para enviar la factura.
• Tomar la lista de arreglos menores del cliente como un insulto y no como un plan.

Una versión corta para su camioneta o su teléfono

1. Alcance verificado.
2. Recorrido hecho.
3. Sitio limpio.
4. Fotos tomadas.
5. Trabajo explicado al cliente.
6. Firma o confirmación escrita.
7. Factura enviada.
8. Reseña solicitada.
9. Registro archivado.

El paquete de abajo es una versión para conservar siempre de la herramienta del informe, para que pueda entregar el mismo cierre ordenado en cada trabajo.

Información general para ayudarle a planificar; no es asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian según el lugar y el oficio, así que consulte las reglas locales antes de apoyarse en cualquier plantilla o redacción.