Cómo redactar una orden de cambio para un trabajo pequeño

A mitad de un trabajo, el cliente dice: "Ya que está aquí, ¿podría también...?". O usted abre una pared y encuentra algo que nadie esperaba. El trabajo cambia, y los papeles también deben cambiar. Una orden de cambio es un registro escrito y breve que dice qué es diferente, cuánto cuesta y cómo afecta el calendario, firmado antes de que empiece el trabajo extra. Protege al cliente de cobros sorpresa y a usted de trabajar gratis.

Cuándo redactar una

Redacte una orden de cambio cada vez que ocurra alguna de estas situaciones:

• El cliente pide algo que no estaba en la cotización.
• Usted quita algo del alcance, por lo que el precio debería bajar.
• Encuentra una condición que no podía ver cuando cotizó.
• El cliente selecciona materiales o acabados distintos con un precio diferente.
• El cambio moverá la fecha de término.

Si se pregunta si el papeleo merece el esfuerzo, por lo general lo merece. Los cambios pequeños son justamente donde los recuerdos difieren después.

Qué lleva

Manténgala en una página. Estos campos hacen el trabajo:

1. Sus datos y los del cliente, con la dirección del trabajo.
2. Un número y la fecha. "Orden de cambio 2" le dice a todos que sigue a la orden de cambio 1.
3. Una referencia a la cotización o al acuerdo original, por número o fecha.
4. Qué cambia, descrito de modo que un desconocido pudiera hacerlo: qué, dónde, cuánto.
5. El costo: sumar, restar o ambos, mostrado como un monto claro.
6. El efecto en los tiempos, aunque sea "sin cambio en la fecha de término".
7. El nuevo total: precio original, más los cambios anteriores, más este.
8. Líneas de aprobación para el cliente y para usted, con fecha.

Cómo redactarla, paso a paso

1. Deténgase y hable primero. Diga lo que está viendo o lo que le han pedido, y que lo va a poner por escrito para que ambos lo tengan.
2. Calcule el costo extra con sus costos reales, no de memoria. Incluya materiales, su tiempo y todo lo que deba pedir.
3. Escriba la descripción con palabras sencillas. Use una medida o un lugar siempre que pueda.
4. Agregue el costo y el efecto en los tiempos.
5. Muestre el total acumulado para que el cliente vea en qué punto está ahora el trabajo.
6. Envíela o imprímala el mismo día. Pida la firma o una respuesta escrita de "aprobado" antes de empezar el trabajo extra.
7. Guarde una copia junto con la cotización original.

Qué hacer si el cliente dice "adelante, hágalo"

La aprobación verbal es mejor que nada, pero es fácil de olvidar. Si alguien le dice "adelante, hágalo", responda por escrito de inmediato: "Gracias, solo confirmo que agregaré el panel extra por $190, nuevo total $970." Un mensaje de texto o un correo electrónico así le da un registro escrito del cambio, aunque la mejor forma sigue siendo una página firmada, y las reglas locales determinan qué cuenta en su tipo de trabajo. Si el trabajo es grande o el cambio es importante, pida una firma.

Errores comunes

• Empezar primero el trabajo extra y ponerlo por escrito después.
• Describir el cambio en una línea vaga, como "trabajo extra según lo hablado".
• Olvidar el calendario. Incluso los cambios pequeños pueden desplazar su siguiente trabajo.
• No actualizar el total, de modo que el cliente no puede ver el precio nuevo.
• Perder los papeles. Guarde juntas la cotización original y cada orden de cambio.

Una lista breve

• ¿La orden de cambio menciona la cotización original?
• ¿La descripción es específica?
• ¿El costo es claro, con un nuevo total?
• ¿Se indica el efecto en el calendario?
• ¿Hay un lugar para que el cliente apruebe?
• ¿Obtuvo la aprobación antes de empezar?

Una orden de cambio también le da algo tranquilo a lo que remitirse si cuestionan la cuenta final. Convierte el "no esperaba eso" en "esto es lo que acordamos". Si su contrato o su zona tienen reglas propias sobre cómo deben manejarse los cambios, sígalas, y consulte las reglas locales sobre cualquier punto específico de su oficio. El paquete de abajo es una versión ya preparada que puede conservar y reutilizar en cada trabajo.

Información general para ayudarle a planificar; no es asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian según el lugar y el oficio, así que consulte las reglas locales antes de apoyarse en cualquier plantilla o redacción.