Qué incluir en la cotización de un trabajo

Una cotización es una promesa por escrito: este trabajo, a este precio, con estas condiciones. Cuando un trabajo sale mal, por lo general es porque la cotización decía muy poco. El cliente imaginó que se incluía más, usted imaginó menos, y la diferencia llegó en forma de discusión. Una buena cotización es corta, específica y fácil de aceptar. Estas son las partes que debe incluir, en el orden en que las lee el cliente.

1. Sus datos y los del cliente

Ponga arriba el nombre de su negocio, su teléfono y su correo electrónico; después el nombre del cliente, la dirección del trabajo y la fecha. Dele a la cotización un número o una referencia breve para poder encontrarla cuando respondan "sobre la cotización de la semana pasada". Parece un detalle menor, pero además hace que el documento parezca de un negocio establecido, lo que ayuda a que los clientes confíen.

2. Un resumen del trabajo en una línea

Antes del detalle, diga en una frase en qué consiste el trabajo: "Reemplazar el tramo trasero de la cerca a lo largo del jardín, de unos 12 pies." Quien lea por encima debe saber qué tiene enfrente en dos segundos.

3. El alcance: exactamente qué va a hacer

Enumere el trabajo en pasos o viñetas sencillas. Nombre los materiales cuando importe, como la marca, el tamaño o el acabado, e indique quién suministra qué. Mencione la preparación y la limpieza si las va a hacer. Sea concreto con las cantidades y los lugares.

• Vago: "Pintar el dormitorio."
• Específico: "Pintar paredes y techo del dormitorio principal, dos manos, color elegido por el cliente, mover y cubrir los muebles, retirar la cinta y recoger las lonas."

4. Lo que no está incluido

Esta es la parte que la gente omite y luego lamenta. Anote las cosas que una persona razonable podría suponer incluidas pero que no lo están: mover objetos pesados, reparar daños ocultos, permisos, retiro de desechos, trabajo en otras habitaciones. Una lista corta de exclusiones puede evitar la mayoría de las discusiones del tipo "pensé que eso estaba cubierto".

5. El precio

Muestre el total con claridad. Si ayuda al cliente a entenderlo, sepárelo en mano de obra y materiales, o en unas pocas partidas, y asegúrese de que las líneas sumen el total. Si parte del costo depende de algo que todavía no puede ver, dígalo y describa cómo lo manejará, por ejemplo acordando por escrito un cambio antes de hacer trabajo extra. Si en su zona se exigen impuestos u otros cargos en las cotizaciones, agréguelos como lo indiquen las reglas locales, y consulte las reglas locales en lugar de adivinar.

6. Condiciones de pago

Diga cuándo y cómo quiere que le paguen: un anticipo para reservar, un pago en una etapa intermedia, el saldo al terminar, los medios de pago aceptados y cuándo vence una factura. Manténgalo objetivo. Para trabajos más largos, vea anticipos y pagos por etapas en proyectos.

7. Tiempos

Dé una ventana de inicio realista y una duración estimada, e indique qué podría cambiarlas, como el clima o la entrega de los materiales. Una estimación está bien siempre que se presente como tal.

8. Cuánto tiempo vale la cotización

Los precios cambian. Póngale a la cotización una fecha de vencimiento, por ejemplo "válida por 30 días", para no quedar atado a un precio cuando sus costos hayan cambiado.

9. Cómo aceptar

Haga fácil la aceptación: "Responda a este correo electrónico con 'aceptada', o firme y devuelva esta página." Una acción clara vale más que tres vagas.

Errores comunes

• Un total sin alcance, de modo que nadie puede verificar qué cubre.
• Sin exclusiones, de modo que cada extra se vuelve una negociación.
• Sin fecha de vencimiento, y un precio de hace meses vuelve para perseguirlo.
• Enterrar el siguiente paso. Si el cliente tiene que adivinar cómo aceptar, muchos simplemente no responderán.
• Prometer una fecha de término firme para un trabajo que depende de cosas fuera de su control.

Antes de enviarla

1. Léala como si fuera el cliente. ¿Se entiende qué está recibiendo?
2. Verifique que los números sumen y que las cantidades coincidan con el alcance.
3. Busque cualquier cosa "obviamente incluida" que no haya escrito.
4. Agregue la fecha de vencimiento y la instrucción para aceptar.
5. Envíela el día de la visita al sitio, mientras el trabajo está fresco en la mente del cliente.

Si cotiza con frecuencia, conserve una plantilla con estas secciones ya listas y complete solo lo que cambia. El paquete de abajo está hecho así, y puede editarlo para que se ajuste a su oficio y a sus palabras. Consulte las reglas locales sobre cualquier declaración que su zona exija en las cotizaciones por escrito.

Información general para ayudarle a planificar; no es asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian según el lugar y el oficio, así que consulte las reglas locales antes de apoyarse en cualquier plantilla o redacción.