Cómo enviar un recordatorio de pago atrasado

La mayoría de las facturas atrasadas no son de personas que se niegan a pagar. Son una factura perdida en una bandeja de entrada, una aprobación olvidada o una semana ocupada. Es una buena noticia, porque un recordatorio tranquilo y regular resuelve casi todas. El truco es tener un plan antes de que una factura venza, para no escribir un mensaje incómodo cuando ya está molesto. Esta guía le da una secuencia sencilla de tres pasos.

Antes de necesitar recordatorios

La prevención hace la mayor parte del trabajo. Ponga esto en todas sus facturas:

• El número de factura, la fecha y el monto a pagar.
• La fecha de vencimiento, escrita como fecha y no solo como "neto 14".
• Cómo pagar, con los datos exactos o el enlace.
• Sus datos de contacto para preguntas.

Acuerde las condiciones de pago cuando el cliente diga que sí, no cuando salga la factura. Y envíe la factura sin demora: una cuenta enviada con dos semanas de retraso se paga con dos semanas de retraso.

Paso 1: El recordatorio amable

Envíelo poco después de que pase la fecha de vencimiento. Suponga que se pasó por alto. Mencione el número de factura, el monto y la fecha de vencimiento, adjunte o enlace de nuevo la factura y facilite el pago.

Mantenga un tono ligero. Sin reproches y sin plazo todavía.

Paso 2: El recordatorio más firme

Si pasa una semana o algo así sin respuesta, envíe un segundo mensaje. Sigue siendo cortés, pero pide una acción concreta para una fecha concreta. Diga que todavía no ha recibido el pago, repita los datos principales y pídale que pague o que le avise cuándo llegará el pago. Ofrezca ayuda si hay algún problema con la factura.

Un buen segundo recordatorio hace tres cosas: expone los hechos, indica una fecha y pide una respuesta. "Por favor pague antes del viernes, o avíseme cuándo puedo esperar el pago" funciona porque facilita el siguiente paso.

Paso 3: El aviso final

Si sigue sin haber nada, escriba un mensaje breve y formal. Indique la factura, el monto y cuánto lleva vencida. Diga qué sucederá después, pero solo lo que usted realmente haya decidido hacer y tenga permitido hacer, como pausar el trabajo adicional hasta que se liquide el saldo, o pasar a una llamada telefónica. No amenace con nada que no vaya a cumplir. Si cobra un recargo por mora, debió estar escrito en sus condiciones desde el principio, y las reglas sobre recargos por mora cambian según el lugar, así que consulte las reglas locales antes de agregar uno.

Levante el teléfono

En algún momento, una llamada vale más que otro correo electrónico. Hágala en tono amable: "Quería confirmar que la factura le llegó y preguntarle si hay algo que la esté retrasando." Muchas veces se enterará de algo que un correo no le diría: la persona que aprueba las facturas está de vacaciones, falta el número de orden de compra, o el cliente está pasando un mes difícil. Una llamada breve puede llevar a una fecha de pago o a un pequeño plan de pagos que ambos acepten por escrito.

Los tiempos de un vistazo

1. El día siguiente al vencimiento: recordatorio amable.
2. Aproximadamente una semana después: recordatorio más firme con una fecha.
3. Una semana o algo así después de eso: llamada y luego aviso final por escrito.
4. Lleve un registro de cada mensaje y de la respuesta.

Ajuste los intervalos a su oficio y siga siempre sus propias condiciones por escrito.

Errores comunes

• Esperar semanas porque el mensaje resulta incómodo. El silencio enseña a la gente a pagar tarde.
• Enviar el mismo mensaje tres veces seguidas.
• Sonar enojado. Los hechos y las fechas son más firmes que los adjetivos.
• Amenazar con cosas que no va a hacer.
• Olvidar dar las gracias cuando llega el pago.

Lleve un registro sencillo

Anote la fecha en que envió cada recordatorio, cómo lo envió y qué respondieron. Si alguna vez se discute la factura, un registro ordenado le ayuda a recordar lo que pasó. También le dice qué clientes necesitan condiciones más claras la próxima vez, o un anticipo desde el inicio.

El paquete de abajo incluye recordatorios amables, más firmes y finales, en correos electrónicos y mensajes de texto, además de un guion para la llamada, para que empiece con textos ya escritos y los edite con su propia voz. Esta guía es información general, no asesoría legal, y lo que puede hacer con las facturas sin pagar depende de dónde esté, así que consulte las reglas locales.

Información general para ayudarle a planificar; no es asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian según el lugar y el oficio, así que consulte las reglas locales antes de apoyarse en cualquier plantilla o redacción.